La recherche de sponsors est un élément essentiel dans l’organisation d’un événement réussi. Un sponsor peut fournir des ressources financières, matérielles ou des services qui contribuent à améliorer l’expérience de tous les participants. Cependant, pour bénéficier de l’aide de sponsors, il est nécessaire de savoir comment les convaincre et les séduire. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour réussir cette étape cruciale dans l’organisation de votre événement.
Comprendre les besoins et attentes des sponsors
Avant de tenter d’approcher des sponsors potentiels, il est essentiel de bien comprendre leurs besoins et attentes. Un sponsor recherche en général un retour sur investissement (ROI) et une visibilité accrue pour sa marque. Pour cela, il faut leur proposer des solutions personnalisées qui correspondent à leurs objectifs.
Pour bien comprendre les attentes d’un sponsor, prenez en compte les éléments suivants :
- Le secteur d’activité : il est important de trouver des sponsors dont l’activité correspond à l’événement que vous organisez. Par exemple, pour un salon du mariage, il est judicieux de cibler des entreprises spécialisées dans ce domaine (traiteurs, photographes, robes de mariée, etc.).
- Les objectifs de communication : les entreprises ont différents objectifs de communication et il est important de les prendre en compte pour proposer une offre de sponsoring personnalisée.
- Le budget : Avant de proposer un partenariat, renseignez-vous sur les budgets alloués par les sponsors potentiels. Ceci vous aidera à proposer des offres adaptées à leur budget, et ainsi éviter de les effrayer ou de les décevoir.
Identifier les sponsors potentiels
Une fois que vous avez identifié les besoins et attentes des sponsors, il est important de dresser une liste de partenaires potentiels. Pour cela, prenez en compte les éléments suivants :
- Les sponsors déjà présents sur des événements similaires : il est toujours intéressant de regarder quels sponsors sont présents sur des événements comparables au vôtre. Cela prouve qu’ils sont intéressés par le domaine et qu’ils ont déjà une expérience dans le sponsoring d’événements.
- Les partenaires locaux : si votre événement a lieu dans une ville ou une région particulière, il peut être pertinent de chercher des sponsors locaux qui souhaitent promouvoir leur marque auprès des habitants.
- Les partenaires en lien avec votre thématique : identifiez les entreprises qui ont un lien direct avec l’univers de votre événement, qu’il s’agisse du secteur d’activité ou de la cible visée.
Construire une offre de sponsoring attractive
Pour convaincre un sponsor de rejoindre votre événement, il est crucial de créer une offre de partenariat à la fois originale et adaptée à ses attentes. Voici quelques éléments clés à intégrer dans votre offre :
- Un dossier de partenariat complet et professionnel : le dossier doit détailler tous les aspects de l’événement (dates, lieu, concept, cibles, objectifs, etc.) et présenter les différentes formules de partenariat en mettant en avant les bénéfices pour le sponsor (visibilité, image, etc.).
- Des contreparties intéressantes pour les sponsors : il est important de proposer des contreparties adaptées aux attentes de vos sponsors potentiels. Cela peut être une visibilité sur les supports de communication, la possibilité de disposer d’un stand ou d’animer des ateliers, des espaces de publicité dans le lieu de l’événement, etc.
- Des formats de partenariat variés : proposer des niveaux de partenariat permet à des sponsors aux budgets et objectifs différents de s’associer à votre événement. Par exemple : sponsor principal, sponsor officiel, sponsor associé, etc.
Adopter une approche professionnelle et personnalisée pour contacter les sponsors
Lorsque vous contactez vos sponsors potentiels, il est important d’adopter une approche professionnelle et personnalisée :
- Faites des recherches sur l’entreprise que vous contactez et adaptez votre approche en fonction de cette dernière. Mentionnez par exemple des partenariats passés ou des éléments spécifiques à l’entreprise qui montrent que vous avez pris le temps de vous intéresser à elle.
- Priviégiez les appels téléphoniques ou les rencontres physiques plutôt que les e-mails génériques. Un contact plus direct et personnalisé augmente vos chances de réussite.
- Soyez à l’écoute des besoins de vos interlocuteurs et adaptez votre offre de partenariat en conséquence.
- Maintenez le contact avec vos interlocuteurs et faites un suivi régulier de vos démarches pour montrer votre sérieux et votre implication dans le projet.
Assurer un suivi rigoureux et une communication efficace avec les sponsors
Une fois que vous avez signé un partenariat avec un sponsor, il est crucial d’assurer un suivi rigoureux et une communication efficace pour entretenir une relation de confiance. Pour cela, pensez à :
- Tenir vos engagements et respecter les termes prévus dans le contrat de partenariat.
- Communiquer régulièrement avec vos sponsors pour les informer de l’avancement de l’événement et leur partager des éléments de communication et de visibilité.
- Remercier vos sponsors après l’événement, en leur adressant un bilan et en les remerciant pour leur soutien.
En résumé, pour séduire et convaincre des sponsors pour votre événement, il est nécessaire d’adopter une démarche professionnelle et personnalisée, de bien comprendre leurs besoins, de construire une offre de partenariat pertinente et de maintenir une bonne communication tout au long de la collaboration. Ainsi, vous pourrez bénéficier de ressources précieuses pour assurer la réussite de votre événement et développer des partenariats solides pour le futur.